Dispositif d’alerte
Un logiciel d’alerte professionnelle conçu autour de la directive (UE) 2019/1937
HR Hero offre à votre entreprise un canal confidentiel pour signaler des manquements : une page publique où chacun peut faire un signalement anonyme, une boîte de réception des dossiers pour vos référents désignés, et un journal de chaque dépôt, affectation, changement de statut et accusé de réception, où toute modification est détectable. Le délai de 7 jours pour accuser réception d’un signalement est suivi dans la boîte de réception.
Le dispositif d’alerte fait partie de HR Hero Professional, à 4,90 € par salarié et par mois.
01Fonctionnement
Du premier signalement à un journal de dossier vérifié
Page de signalement publique
Une page de signalement sans compte
Votre entreprise dispose de son propre lien de signalement sur Office Hero Connect. Chacun peut l’utiliser, de façon anonyme par défaut : la personne choisit une catégorie, décrit les faits en 1 000 caractères au maximum et reçoit un numéro de référence. Elle peut ensuite générer une phrase secrète de quatre mots, affichée une seule fois, pour consulter le statut de son signalement.
- Cinq catégories : harcèlement, fraude, santé et sécurité, discrimination et autre
- Les salariés peuvent indiquer leur identifiant de salarié ; toute autre personne signale de façon anonyme
- Au maximum trois signalements acceptés par heure depuis une même adresse réseau, pour prévenir les abus
Traitement des dossiers
Le traitement des dossiers, de la réception à la clôture
Les référents désignés voient chaque signalement dans HR Hero, y affectent des collègues et en accusent réception. Un dossier passe par les statuts « Reçu », « En cours d’examen », « En cours d’investigation » et « Clôturé », et le référent peut écrire à un auteur de signalement anonyme dans un échange de suivi privé.
- Un auteur identifié disposant d’un compte reçoit l’accusé de réception par e-mail
- Pour un signalement anonyme, l’accusé de réception génère un jeton de suivi à usage unique, que le référent envoie à un contact laissé par l’auteur dans son signalement
- Seuls l’auteur qui détient le jeton et les personnes disposant des autorisations du dispositif d’alerte peuvent lire l’échange
Délais
Le délai de 7 jours pour l’accusé de réception, suivi dans la boîte de réception
La directive vous demande d’accuser réception d’un signalement dans un délai de sept jours et de faire un retour dans un délai de trois mois. Chaque signalement de la boîte de réception porte un badge : dans les 7 jours, au-delà, 30 jours ou plus, ou réception accusée en retard. Dès qu’un signalement dépasse 7 jours sans accusé de réception, les référents qui y sont affectés reçoivent un rappel dans l’application.
- Filtrage de la boîte de réception par statut, catégorie et ancienneté
- La date de l’accusé de réception est enregistrée dans le dossier
- Un signalement dont la réception est accusée après les 7 jours est marqué comme accusé en retard
Piste d’audit
Un journal à chaîne de hachage que vous pouvez vérifier
Chaque signalement a son propre journal du dépôt, de chaque affectation d’un référent, de chaque changement de statut et de l’accusé de réception. Chaque entrée porte l’empreinte de la précédente : une entrée modifiée ou supprimée rompt donc la chaîne. Les référents peuvent vérifier une chaîne en un clic, et chaque chaîne est contrôlée chaque nuit.
- Chaque entrée indique quand elle a eu lieu, qui a agi et ce qui a été fait
- La lecture du journal relève d’une autorisation distincte
02Également inclus
Pensé pour le traitement confidentiel des dossiers
Formulaire de signalement interne
Toute personne connectée à HR Hero peut aussi faire un signalement depuis l’application, de façon anonyme ou sous son nom, que seules les personnes disposant des autorisations du dispositif d’alerte peuvent voir.
Signalements chiffrés
Le contenu des signalements est chiffré au repos avec la clé propre à votre entreprise, elle-même protégée par une clé maîtresse conservée dans HashiCorp Vault.
Autorisations distinctes
Consulter les dossiers, agir sur eux et lire le journal des dossiers relèvent de trois autorisations distinctes : vous décidez précisément qui fait quoi.
Durée de conservation
Les signalements clôturés quittent la boîte de réception une fois écoulée la durée de conservation, comptée à partir du jour de réception du signalement : 60 mois par défaut, ou de 12 à 120 mois selon le réglage effectué pour vous par Office Hero. Une tâche hebdomadaire s’en charge automatiquement.
Les signalements expirés sont marqués comme supprimés, et non effacés : l’enregistrement chiffré et son journal restent dans la base de données.
Calendrier de formation des référents
Voyez quand chaque référent a été formé pour la dernière fois, avec des indicateurs « échéance proche » et « en retard » au regard d’une remise à niveau tous les 90 jours.
Office Hero tient la liste des référents pour vous : le calendrier est donc en lecture seule dans HR Hero.
15 langues
La page de signalement publique et HR Hero sont disponibles en 15 langues.
Ce que le dispositif ne fait pas
Les signalements se font par écrit : HR Hero n’a ni ligne téléphonique ni enregistrement vocal, et les auteurs ne peuvent pas joindre de fichiers. Personne n’est prévenu de l’arrivée d’un nouveau signalement, et un signalement auquel aucun référent n’est affecté ne déclenche aucun rappel : consultez donc régulièrement la boîte de réception et affectez un référent à chaque nouveau signalement. Seul le délai de 7 jours pour l’accusé de réception est suivi automatiquement ; le délai de trois mois pour le retour se surveille avec les badges d’ancienneté et le filtre. Il revient à vous et à votre conseiller juridique de confirmer que votre dispositif respecte votre droit national.
04Questions
Questions sur le dispositif d’alerte
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Peut-on faire un signalement de façon anonyme ?
Oui. La page de signalement publique est anonyme par défaut et n’enregistre aucune identité. Les auteurs reçoivent un numéro de référence et peuvent créer une phrase secrète de quatre mots pour consulter le statut. Le formulaire n’a pas de champ de contact : un auteur qui souhaite un échange dans les deux sens laisse donc un moyen de le contacter, comme une adresse e-mail anonyme, dans son signalement, et le référent y envoie un jeton de suivi privé.
Qui peut utiliser le dispositif ?
Toute personne disposant du lien de signalement de votre entreprise, y compris les salariés, les anciens salariés, les candidats à un emploi, les prestataires et le personnel des fournisseurs, sans compte. Les signalements nominatifs utilisent un identifiant de salarié : les personnes extérieures à votre entreprise signalent donc de façon anonyme.
Comment HR Hero aide-t-il à tenir les délais de 7 jours et de 3 mois ?
Chaque signalement porte un badge pour le délai de 7 jours, et les référents qui y sont affectés reçoivent un rappel dans l’application dès qu’il dépasse 7 jours sans accusé de réception. Personne n’est prévenu de l’arrivée d’un nouveau signalement : consultez donc régulièrement la boîte de réception. Le délai de trois mois pour le retour n’a pas de rappel : utilisez la colonne d’ancienneté et le filtre « 30 jours ou plus » pour le suivre.
HR Hero nous met-il en conformité avec la directive ?
HR Hero vous fournit un canal de signalement écrit, le suivi de l’accusé de réception à 7 jours et un journal de chaque dossier. Les informations sur le signalement auprès des autorités, un canal oral lorsque votre droit national l’exige et le retour dans les trois mois restent à votre charge. Vos obligations découlent du droit national : faites donc valider votre dispositif par un conseiller juridique. Consultez notre guide de la directive.
Comment démarrer ?
Office Hero vous remet le lien de signalement de votre entreprise lors de la mise en place de HR Hero. Publiez-le là où vos équipes et vos partenaires commerciaux le trouveront, par exemple sur votre intranet et votre site web, et donnez à vos référents les autorisations du dispositif d’alerte.
Quelle formule inclut le dispositif ?
HR Hero Professional, à 4,90 € par salarié et par mois, inclut le dispositif d’alerte. Consultez les tarifs pour le détail de la formule.
Suivez un signalement de la page publique jusqu’à sa clôture
Réservez une démo : nous déposerons avec vous un signalement de test, puis nous le traiterons ensemble dans HR Hero.