HR Hero · Dossiers du personnel
Des dossiers du personnel avec une fiche pour chaque personne
HR Hero réunit dans un seul dossier la fiche, les contrats, les documents et le responsable de chaque salarié. Ce même dossier fait d’une personne un conducteur dans Fleet Hero et lui donne un accès à Office Hero Connect, et ses champs les plus sensibles sont chiffrés avec la clé de votre entreprise.
Disponible dans la formule HR Hero Essentials, à partir de 2,90 € par salarié et par mois, HT.
01Fonctionnement
Ce que contient un dossier salarié
Fiche
Une fiche pour chaque salarié
La fiche de chaque personne indique sa date d’embauche, son service, son pays de travail, son responsable, son statut et ses données personnelles, avec des actions rapides pour envoyer un e-mail ou appeler. Ses contrats et ses documents se trouvent dans des onglets de la même page.
- Statuts : actif, en congé, licencié et retraité
- Types d’emploi : temps plein, temps partiel, contractuel et stagiaire
Contrats
Un historique des contrats avec toutes les conditions
Enregistrez chaque contrat avec son type, son salaire et la périodicité du salaire, la devise, les dates et les heures hebdomadaires, ainsi que la période d’essai, le préavis et la convention collective. L’ajout d’un nouveau contrat clôture le contrat en cours la veille de son début.
- Contrats à durée indéterminée, à durée déterminée, d’apprentissage et de projet
- Salaires mensuels, annuels ou horaires
- Salaires visibles uniquement par les rôles autorisés à les voir
Organisation
Services, postes et organigramme
Construisez l’arborescence de vos services avec leur code, un service parent, un responsable et un effectif. Les postes ont un code, un niveau et une fourchette salariale. L’organigramme trace les liens hiérarchiques, et vous pouvez y réattribuer un responsable ; HR Hero refuse un changement qui placerait une personne sous l’autorité de l’un de ses propres subordonnés.
- Des postes que vous activez et désactivez
- Les intitulés de poste sur l’organigramme
Confidentialité
Des données personnelles réservées aux bonnes personnes
Neuf champs personnels, du prénom et du nom au numéro d’identification national et au compte bancaire, sont chiffrés au repos avec la clé de votre entreprise ; le nom complet reste lisible dans les listes pour la recherche. Les rôles déterminent qui voit quoi, et des règles au niveau des enregistrements peuvent limiter un utilisateur à certains salariés.
- Des rôles prêts à l’emploi comme « HR Manager », « HR Generalist » et « Employee »
- Un rôle « HR Generalist » sans accès à la rémunération, aux contrats ni à la performance
- Les fins d’emploi et les changements de statut de conducteur dans le journal d’audit
02Étape par étape
Ajouter un nouveau salarié
-
Étape 1 Créer le dossier
Saisissez le nom, les coordonnées, le poste, le service, le responsable, la date d’embauche et le pays de travail.
-
Étape 2 Lui donner un accès
Dans le même formulaire, invitez la personne dans Office Hero Connect ou définissez un mot de passe temporaire.
-
Étape 3 Ajouter le contrat
Enregistrez le type de contrat, le salaire, les heures hebdomadaires, la période d’essai et le préavis.
-
Étape 4 Vérifier l’organigramme
La personne apparaît sous son responsable, et dans Fleet Hero si vous la désignez comme conducteur.
03Également inclus
Également inclus dans les dossiers du personnel
Filtres avancés et enregistrés
Filtrez par service, responsable, poste, date d’embauche, statut ou type d’emploi, et enregistrez le filtre.
Actions rapides sur les listes
Supprimez plusieurs salariés sélectionnés en une fois, ou changez le statut d’une personne depuis sa ligne.
Export CSV
Sélectionnez des lignes dans des listes comme les services, les postes ou les politiques et téléchargez-les au format CSV.
Plusieurs sociétés
Passez d’une société à l’autre sans vous déconnecter ; chacune garde ses propres salariés.
Manuel des politiques
Des politiques classées en sept catégories, avec des versions numérotées, des dates d’entrée en vigueur et une comparaison avec la version précédente.
Historique des départs
Mettez fin à un emploi avec une date et un motif, et conservez le dossier et son historique.
Pas encore disponible pour les entreprises en Allemagne, en Autriche et en France, où l’étape d’approbation par les instances représentatives du personnel n’est pas encore finalisée.
Documents RH
Catégories de documents, documents obligatoires par pays, type d’emploi et poste, et les documents de chaque salarié dans son dossier.
Les fichiers sont téléversés dans l’application Office Hero Manager, bientôt disponible sur l’App Store et Google Play.
File de signature
Signez un document en attente en un clic ou refusez-le en indiquant un motif ; l’heure et l’adresse IP sont enregistrées.
Signature en un clic uniquement, et non une signature avancée ou qualifiée au sens d’eIDAS ; les demandes sont envoyées depuis l’application Office Hero Manager.
Champs personnalisés
Des champs supplémentaires, comme du texte, des dates ou des listes, dans le formulaire du salarié, dans les colonnes et dans les filtres.
Notre équipe configure les champs pour vous ; HR Hero n’a pas d’éditeur pour les créer.
Documents et signatures aujourd’hui
Dans l’application web, vous configurez les catégories et les règles de documents, consultez les documents de chaque salarié et signez ce qui vous attend. Le téléversement des fichiers, les demandes de signature et la collecte des accusés de réception des politiques se font dans l’application Office Hero Manager, en phase de test.
05Questions
Questions sur les dossiers du personnel
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Qui peut voir les salaires et les données personnelles ?
Uniquement les personnes dont le rôle le permet. Les contrats et les salaires exigent une autorisation spécifique, et des règles au niveau des enregistrements peuvent limiter un utilisateur à certains salariés.
Que se passe-t-il quand un salarié quitte l’entreprise ?
Vous mettez fin à l’emploi avec une date d’effet et un motif. HR Hero l’inscrit dans le journal d’audit, retire l’accès de la personne à Office Hero Connect et annule les invitations en attente. Le dossier et son historique sont conservés. Pour les entreprises en Allemagne, en Autriche et en France, ce n’est pas encore possible, car l’étape d’approbation par les instances représentatives du personnel n’est pas encore finalisée.
Pouvons-nous importer notre liste actuelle de salariés ?
HR Hero n’a pas d’import en libre-service : les salariés sont ajoutés un par un, chacun avec un accès facultatif. Pour une longue liste, demandez-nous une reprise des données sur mesure.
Quel type de signature électronique HR Hero utilise-t-il ?
Une signature simple : la personne clique pour signer, et l’heure et l’adresse IP sont enregistrées avec le document. Ce n’est pas une signature avancée ou qualifiée au sens d’eIDAS ; utilisez donc un prestataire qualifié pour les documents qui en exigent une.
Les salariés peuvent-ils mettre à jour leurs propres données ?
En partie. Dans Office Hero Connect, les salariés modifient le nom, le numéro de téléphone, la langue et le fuseau horaire de leur compte, et ajoutent ou modifient le compte bancaire sur lequel leur salaire est versé, après avoir saisi à nouveau leur mot de passe. Les RH tiennent le reste du dossier à jour dans HR Hero.
Quelle formule inclut les dossiers du personnel ?
Les dossiers du personnel, l’organigramme et les documents RH sont inclus dans HR Hero Essentials, à partir de 2,90 € par salarié et par mois HT, et dans HR Hero Professional.
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