HR Hero · Anagrafica dipendenti
Anagrafica dei dipendenti con un profilo per ogni persona
HR Hero riunisce in un'unica scheda il profilo, i contratti, i documenti e il responsabile di ogni dipendente. La stessa scheda rende una persona conducente in Fleet Hero e le fornisce un accesso a Office Hero Connect, e i campi più sensibili sono cifrati con la chiave della sua azienda.
Incluso in HR Hero Essentials, da 2,90 € per dipendente al mese, IVA esclusa.
01Come funziona
Che cosa contiene una scheda del dipendente
Profilo
Una pagina profilo per ogni dipendente
La pagina di ogni persona mostra data di assunzione, reparto, paese di lavoro, responsabile, stato e dati personali, con azioni rapide per inviare un'e-mail o chiamare. Contratti e documenti si trovano in altre schede della stessa pagina.
- Stati: attivo, in assenza, cessato e in pensione
- Rapporti a tempo pieno, a tempo parziale, di collaborazione e di tirocinio
Contratti
Lo storico dei contratti con tutte le condizioni
Registri ogni contratto con tipo, retribuzione e relativa periodicità, valuta, date e ore settimanali, oltre a periodo di prova, preavviso e contratto collettivo. Quando aggiunge un nuovo contratto, quello aperto si chiude il giorno prima dell'inizio del nuovo.
- Contratti a tempo indeterminato, a tempo determinato, di apprendistato e a progetto
- Retribuzioni mensili, annuali od orarie
- Retribuzioni visibili solo ai ruoli autorizzati
Organizzazione
Reparti, posizioni e organigramma
Costruisca la struttura dei reparti con codici, reparto superiore, responsabile e organico. Le posizioni hanno un codice, un livello e una fascia retributiva. L'organigramma traccia le linee di riporto e consente di riassegnare un responsabile; HR Hero rifiuta una modifica che farebbe riportare una persona a uno dei propri collaboratori.
- Posizioni da attivare e disattivare
- Qualifiche visibili nell'organigramma
Privacy
Dati personali visibili solo alle persone giuste
Nove campi personali, dal nome e cognome al codice identificativo nazionale e al conto bancario, sono cifrati a riposo con la chiave della sua azienda; il nome completo negli elenchi resta leggibile per la ricerca. I ruoli stabiliscono chi vede che cosa, e le regole a livello di record possono limitare un utente a determinati dipendenti.
- Ruoli predefiniti come «HR Manager», «HR Generalist» ed «Employee»
- Un ruolo «HR Generalist» senza accesso a retribuzioni, contratti e prestazioni
- Cessazioni e modifiche dello stato di conducente nel registro di audit
02Passo dopo passo
Aggiungere un nuovo dipendente
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Passaggio 1 Crei la scheda
Inserisca nome, recapiti, posizione, reparto, responsabile, data di assunzione e paese di lavoro.
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Passaggio 2 Fornisca un accesso
Nello stesso modulo, inviti il dipendente a Office Hero Connect o imposti una password temporanea.
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Passaggio 3 Aggiunga il contratto
Registri tipo di contratto, retribuzione, ore settimanali, periodo di prova e preavviso.
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Passaggio 4 Controlli l'organigramma
Il dipendente compare sotto il proprio responsabile e, se lo contrassegna come conducente, anche in Fleet Hero.
03Incluso anche
L'anagrafica dei dipendenti comprende anche
Filtri avanzati e salvati
Filtri per reparto, responsabile, posizione, data di assunzione, stato o tipo di rapporto, e salvi il filtro.
Azioni rapide sugli elenchi
Elimini più dipendenti selezionati in una sola volta o cambi lo stato di una persona dalla sua riga.
Esportazione CSV
Selezioni le righe di elenchi come reparti, posizioni o politiche e le scarichi in formato CSV.
Più aziende
Passi da un'azienda all'altra senza disconnettersi; ognuna mantiene i propri dipendenti.
Manuale delle politiche
Politiche aziendali in sette categorie, con versioni numerate, date di entrata in vigore e un confronto con la versione precedente.
Dipendenti cessati in archivio
Chiuda un rapporto di lavoro con data e motivo, conservando la scheda e il suo storico.
Non ancora disponibile per le aziende in Germania, Austria e Francia, dove la fase di approvazione da parte della rappresentanza dei lavoratori non è completata.
Documenti HR
Categorie di documenti, documenti obbligatori per paese, tipo di rapporto e posizione, e i documenti di ogni dipendente nella sua scheda.
I file si caricano nell'app Office Hero Manager, prossimamente negli app store.
Coda di firma
Firmi con un clic un documento in attesa o lo rifiuti indicando il motivo; l'ora e l'indirizzo IP vengono registrati.
Solo firma con un clic, non una firma avanzata o qualificata ai sensi di eIDAS; le richieste si inviano dall'app Office Hero Manager.
Campi personalizzati
Campi aggiuntivi, come testo, date o elenchi, nel modulo del dipendente, nelle colonne e nei filtri.
La configurazione dei campi è a cura del nostro team; HR Hero non ha un editor per gestirli.
Documenti e firme: che cosa è possibile oggi
Nell'app web può configurare categorie e regole dei documenti, consultare i documenti di ogni dipendente e firmare ciò che attende la sua firma. Il caricamento dei file, le richieste di firma e la raccolta delle prese visione delle politiche avvengono nell'app Office Hero Manager, in fase di test.
05Domande
Domande sull'anagrafica dei dipendenti
Non trova qui la risposta? Scriva a [email protected]. Le risponde una persona del nostro team di Skopje, dal lunedì al venerdì, 09:00–17:00 (ora dell'Europa centrale).
Chi può vedere retribuzioni e dati personali?
Solo le persone il cui ruolo lo consente. Contratti e retribuzioni richiedono un'autorizzazione specifica, e le regole a livello di record possono limitare un utente a determinati dipendenti.
Che cosa succede quando un dipendente lascia l'azienda?
Si chiude il rapporto di lavoro indicando la data di decorrenza e il motivo. HR Hero annota l'operazione nel registro di audit, rimuove l'accesso della persona a Office Hero Connect e ritira gli inviti in sospeso. La scheda e il suo storico restano. Per le aziende in Germania, Austria e Francia questo non è ancora possibile, perché la fase di approvazione da parte della rappresentanza dei lavoratori non è completata.
Possiamo importare l'elenco attuale dei dipendenti?
HR Hero non ha un'importazione self-service: i dipendenti si aggiungono uno alla volta, ciascuno con un accesso facoltativo. Per un elenco lungo, può chiederci di trasferire i dati con un intervento su misura.
Che tipo di firma elettronica usa HR Hero?
Una firma semplice: la persona firma con un clic, e l'ora e l'indirizzo IP vengono registrati insieme al documento. Non è una firma avanzata o qualificata ai sensi di eIDAS, quindi per i documenti che la richiedono si rivolga a un prestatore qualificato.
I dipendenti possono aggiornare i propri dati?
In parte. In Office Hero Connect i dipendenti modificano nome, numero di telefono, lingua e fuso orario del proprio account, e aggiungono o cambiano il conto bancario per lo stipendio dopo aver reinserito la password. Il resto della scheda lo mantiene aggiornato l'ufficio HR in HR Hero.
Quale pacchetto include l'anagrafica dei dipendenti?
Anagrafica dei dipendenti, organigramma e documenti HR sono inclusi in HR Hero Essentials, da 2,90 € per dipendente al mese IVA esclusa, e in HR Hero Professional.
Veda l'anagrafica dei dipendenti in HR Hero
Richieda una demo per vedere l'elenco dei dipendenti, un profilo e l'organigramma.