Sécurité et protection des données
La sécurité des données de votre entreprise : cloisonnées, chiffrées et tracées
Office Hero conserve les données métier de chaque entreprise dans un espace de base de données distinct, chiffre les données personnelles sensibles avec une clé propre à cette entreprise et consigne les modifications administratives dans un journal d’audit qui révèle si une entrée a été modifiée. Les applications fonctionnent sur des serveurs que nous exploitons à Skopje, en Macédoine du Nord.
01Fonctionnement
Cinq niveaux de protection dans chaque application Office Hero
Les mêmes mesures s’appliquent dans Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero et Office Hero Connect, car les applications reposent sur une seule et même plateforme.
Cloisonnement
Chaque entreprise dans son propre espace de base de données
Les données métier de chaque entreprise se trouvent dans leur propre schéma PostgreSQL, et ne sont pas seulement séparées par une colonne « entreprise » dans des tables partagées. Chaque requête est rattachée à une seule entreprise avant de lire la moindre donnée, et un enregistrement appartenant à une autre entreprise renvoie « introuvable », comme s’il n’existait pas.
- Un schéma distinct pour chaque entreprise
- Une seule entreprise par requête, vérifiée côté serveur
- Les personnes qui travaillent pour plusieurs entreprises gardent un seul compte et passent de l’une à l’autre
Chiffrement
Des champs sensibles chiffrés avec une clé propre à votre entreprise
Les données personnelles les plus sensibles sont stockées chiffrées en AES-256-GCM, avec une clé de données propre à votre entreprise et gérée par Office Hero. Cette clé est elle-même protégée par une clé maîtresse conservée dans HashiCorp Vault : une copie de la base de données ne permet donc pas de lire les champs chiffrés.
- L’e-mail et le téléphone personnels, la date de naissance, le numéro d’identification national, l’adresse et le contact d’urgence des salariés
- Les coordonnées bancaires dans HR Hero et dans Office Hero Connect
- Les messages de discussion (chiffrés par défaut) et les signalements des lanceurs d’alerte
- Chaque valeur chiffrée est liée à votre entreprise et ne peut donc pas être déchiffrée comme une donnée d’une autre entreprise
- Les noms des salariés restent lisibles dans la base de données, pour que les listes et la recherche puissent les afficher et les retrouver
Accès
Chacun ne voit que ce que son rôle autorise
Partez de 18 rôles prêts à l’emploi, de l’administrateur d’entreprise et du régulateur au comptable et au délégué à la protection des données, ou créez les vôtres dans une matrice des autorisations. Des règles par enregistrement déterminent ensuite quels véhicules, conducteurs, géozones, salariés et clients une personne peut voir. Le serveur vérifie chaque requête et refuse tout ce qu’une personne n’a pas le droit de faire.
- Des droits Consulter, Modifier, Gérer, Approuver et Exporter pour chaque domaine
- Des autorisations ajoutées ou retirées pour une seule personne, en plus de ses rôles
- Des règles par enregistrement : enregistrements listés uniquement, par groupe, par propriétaire, aucun ou tous
- Des réglages par défaut adaptés à chaque fonction : les conducteurs voient leurs propres véhicules, les salariés leur propre dossier
- Une modification s’applique dès la requête suivante de la personne
Piste d’audit
Qui a changé quoi, dans un journal où toute modification est détectable
Les modifications administratives sont inscrites dans un journal d’audit où chaque entrée est liée à la précédente : une entrée modifiée ou supprimée rompt donc la chaîne. Les entrées les plus récentes sont vérifiées chaque nuit, et toutes les entrées sont conservées 7 ans. Les administrateurs filtrent le journal et voient l’activité de chaque personne sur sa page utilisateur.
- Des entrées chaînées, les plus récentes vérifiées chaque nuit
- Une conservation de 7 ans
- Des filtres par période dans votre fuseau horaire, par catégorie et par type d’événement
- Un historique d’activité sur la page de chaque personne
Connexion
La maîtrise des connexions et des sessions
Les mots de passe comptent au moins 12 caractères, les plus courants sont refusés, et ils ne sont stockés que sous forme de hachages Argon2id. Les sessions sont conservées dans des cookies de navigateur sécurisés et prennent fin après 30 jours d’inactivité, ou au plus tard après 90 jours. Les administrateurs voient toutes les connexions de l’entreprise.
- Une adresse e-mail erronée et un mot de passe erroné reçoivent la même réponse : impossible de tester des adresses
- La connexion en deux étapes avec une application d’authentification (les utilisateurs du portail aujourd’hui, le personnel avec l’application Manager), avec des codes de récupération
- Des limites de requêtes par adresse et par personne pour contrer les tentatives de deviner les mots de passe
- Une vue d’ensemble des connexions avec la personne, l’adresse IP, le navigateur, les horaires et le statut
- Les utilisateurs du portail voient leurs propres appareils et peuvent déconnecter n’importe lequel d’entre eux
02Et aussi
D’autres garde-fous
D’autres mesures, dont une que notre équipe gère pour vous et une qui reste à venir.
Une analyse antivirus pour chaque fichier téléversé
Les fichiers sont analysés avec ClamAV avant que quiconque puisse les télécharger. Les fichiers infectés sont mis en quarantaine, et si l’analyseur est indisponible, les fichiers attendent au lieu d’être libérés sans analyse.
HTTPS pour chaque application
Chaque adresse d’application, de fm.officehero.io à connect.officehero.io, utilise HTTPS avec des certificats Let's Encrypt. Les requêtes en HTTP simple sont redirigées, et les navigateurs ont pour consigne de n’accepter que HTTPS.
Des clés dans HashiCorp Vault
Les clés de chiffrement et les identifiants système sont conservés dans Vault, qui fonctionne en TLS et doit être déverrouillé manuellement après un redémarrage.
Des sauvegardes nocturnes, testées
Une sauvegarde complète de la base de données chaque nuit et un archivage continu des modifications, conservés 30 jours dans le stockage Cloudflare R2. Une restauration complète à partir de ces sauvegardes a été testée.
Fin du contrat, fin de l’accès
Lorsqu’un contrat de travail prend fin dans HR Hero, l’accès de la personne au portail est retiré et ses invitations en attente sont annulées automatiquement. Les administrateurs peuvent aussi désactiver, réactiver ou retirer n’importe qui dans Utilisateurs et accès.
Suppression du compte sur demande
Chacun peut demander la suppression de son compte, dans les applications ou sur connect.officehero.io/delete-account. Les entreprises concernées décident, et la réponse arrive sous 30 jours.
Moins de services externes
Les itinéraires routiers sont calculés par notre propre moteur d’itinéraires et les VIN sont décodés sur nos propres serveurs : ni les uns ni les autres ne sont donc envoyés à un service externe. Les tuiles de carte et de trafic Google parviennent à votre navigateur via nos serveurs, tandis que le fond de carte OpenStreetMap se charge depuis les serveurs d’OpenStreetMap.
Exports de données et demandes RGPD
À votre demande, notre équipe prépare un export complet des données de votre entreprise et traite les demandes d’accès aux données d’une personne ou d’effacement de ces données.
Il n’existe pas encore d’écran en libre-service pour ces opérations : notre équipe les réalise pour vous depuis sa console interne.
Authentification unique (SSO)
La connexion avec le propre système d’identité de votre entreprise sera bientôt disponible.
Bientôt disponible
03En chiffres
La sécurité en chiffres
- 18 rôles prêts à l’emploi, plus les rôles que vous créez vous-même
- 7 ans de piste d’audit conservée, avec une vérification nocturne des nouvelles entrées
- 12 caractères au minimum pour chaque mot de passe
- 30 jours de sauvegardes nocturnes de la base de données
Où se trouvent vos données
Les applications Office Hero et leurs bases de données fonctionnent sur des serveurs que nous exploitons à Skopje, en Macédoine du Nord, pays situé en dehors de l’Union européenne. Les fichiers téléversés et les sauvegardes de la base de données sont stockés dans Cloudflare R2. Nous ne revendiquons aucune certification de sécurité, et nous répondons aux questions que pose votre propre évaluation de sécurité.
05Questions
Les questions de sécurité que posent les acheteurs
Vous ne trouvez pas la réponse ici ? Écrivez à [email protected]. Une personne de notre équipe à Skopje vous répond, du lundi au vendredi, 09:00–17:00 (heure d’Europe centrale).
Où nos données sont-elles stockées ?
Sur des serveurs que nous exploitons à Skopje, en Macédoine du Nord, pays situé en dehors de l’Union européenne. Les fichiers téléversés et les sauvegardes de la base de données sont conservés dans le stockage objet Cloudflare R2.
D’autres entreprises peuvent-elles voir nos données ?
Non. Les données de chaque entreprise se trouvent dans leur propre schéma de base de données, et un enregistrement d’une autre entreprise renvoie « introuvable », comme s’il n’existait pas.
Quelles données sont chiffrées ?
Votre navigateur se connecte aux applications en HTTPS. Dans la base de données, les champs sensibles sont en outre chiffrés avec une clé propre à votre entreprise : les coordonnées personnelles des salariés, leur date de naissance, leur numéro d’identification national, leur adresse, leur contact d’urgence et leurs coordonnées bancaires, les messages de discussion (par défaut) et les signalements des lanceurs d’alerte. Les noms des salariés restent lisibles, pour que les listes et la recherche fonctionnent.
Proposez-vous la connexion en deux étapes ?
Oui : la connexion en deux étapes avec une application d’authentification (les utilisateurs du portail aujourd’hui, le personnel avec l’application Manager), avec des codes de récupération à usage unique. Les administrateurs voient qui l’a activée et peuvent la réinitialiser pour une personne. Il n’existe pas encore de règle à l’échelle de l’entreprise qui la rende obligatoire pour tous. Office Hero Manager sera bientôt disponible sur les boutiques d’applications.
Que se passe-t-il quand quelqu’un quitte l’entreprise ?
Un administrateur le désactive ou le retire dans Utilisateurs et accès, que l’on trouve dans Fleet Hero, HR Hero et Finance Hero. Lorsque son contrat de travail prend fin dans HR Hero, son accès à Office Hero Connect est retiré automatiquement.
Pouvons-nous récupérer nos données ?
Oui. Les rapports de flotte s’exportent en PDF, Excel ou CSV, et les listes de HR Hero et de Finance Hero exportent les lignes sélectionnées en CSV. Pour un export complet des données de votre entreprise, demandez-le à notre équipe : nous le préparons pour vous.
Pouvons-nous imposer une politique de mots de passe plus stricte ?
Oui, sur demande. Notre équipe peut fixer une longueur minimale plus élevée et des règles de caractères pour votre entreprise, et ces règles plus strictes s’appliquent aussi aux mots de passe temporaires.
Disposez-vous de certifications de sécurité ?
Non, et nous n’en revendiquons aucune. Cette page décrit les mesures présentes aujourd’hui dans le logiciel. Pour tout autre point dont votre évaluation a besoin, écrivez à [email protected].
Découvrez les contrôles dans une entreprise de démonstration
Nous vous montrerons les rôles, les règles par enregistrement, le journal d’audit et le mode confidentialité, et nous répondrons à vos questions de sécurité pendant l’appel.