Безбедност и заштита података
Безбедност података ваше компаније: одвојено чувани, шифровани и уз ревизијски траг
Office Hero чува пословне податке сваке компаније у њеном засебном простору базе података, шифрује осетљиве личне податке кључем јединственим за ту компанију, а административне измене уписује у дневник ревизије који показује да ли је неки унос накнадно измењен. Апликације раде на серверима којима управљамо у Скопљу, у Северној Македонији.
01Како функционише
Пет слојева заштите у свакој апликацији Office Hero
Исте мере важе у апликацијама Fleet Hero, HR Hero, Finance Hero и Office Hero Connect, јер све раде на једној заједничкој платформи.
Изолација
Свака компанија у сопственом простору базе података
Пословни подаци сваке компаније налазе се у њеној сопственој PostgreSQL шеми, а не само иза колоне са ознаком компаније у заједничким табелама. Сваки захтев се везује за тачно једну компанију пре него што прочита било какве податке, а запис који припада другој компанији враћа одговор „није пронађено“, као да не постоји.
- Засебна шема за сваку компанију
- Једна компанија по захтеву, уз проверу на серверу
- Особе које раде за више компанија задржавају један налог и прелазе из једне компаније у другу
Шифровање
Осетљива поља шифрована кључем јединственим за вашу компанију
Најосетљивији лични подаци чувају се шифровани алгоритмом AES-256-GCM, помоћу кључа података који је јединствен за вашу компанију и којим управља Office Hero. Тај кључ је, са своје стране, заштићен главним кључем који се чува у систему HashiCorp Vault, па се шифрована поља не могу прочитати из копије базе података.
- Лична адреса е-поште, телефон, датум рођења, лични идентификациони број, адреса и контакт за хитне случајеве запослених
- Подаци о банковним рачунима у апликацијама HR Hero и Office Hero Connect
- Поруке у ћаскању (подразумевано шифроване) и пријаве узбуњивача
- Свака шифрована вредност везана је за вашу компанију, па не може да се дешифрује као податак друге компаније
- Имена запослених остају читљива у бази података, како би их листе и претрага могле да прикажу и пронађу
Приступ
Свако види само оно што му улога дозвољава
Крените од 18 готових улога, од администратора компаније и диспечера до рачуновође и лица за заштиту података о личности, или направите сопствене у матрици дозвола. Правила за записе затим одређују која возила, возаче, геозоне, запослене и купце особа може да види. Сервер проверава сваки захтев и одбија све што особа нема дозволу да уради.
- Права Прегледај, Уреди, Управљај, Одобри и Извези за сваку област
- Додатне или одузете дозволе за појединачну особу, поред њених улога
- Правила за записе: само наведени записи, по групи, по власнику, ниједан или сви
- Подразумеване вредности прилагођене послу: возачи виде сопствена возила, а запослени сопствени досије
- Измена важи од следећег захтева те особе
Ревизијски траг
Запис о томе ко је шта променио, у ком се свака измена открива
Административне измене уписују се у дневник ревизије у ком је сваки унос повезан са претходним, па измењен или обрисан унос прекида ланац. Најновији уноси проверавају се сваке ноћи, а сви уноси чувају се 7 година. Администратори филтрирају дневник и виде активност сваке особе на њеној корисничкој страници.
- Повезани уноси, при чему се најновији проверавају сваке ноћи
- Чување 7 година
- Филтери за временски распон у вашој временској зони, категорију и врсту догађаја
- Историја активности на страници сваке особе
Пријава
Контрола над пријавама и сесијама
Лозинке морају имати најмање 12 знакова, уобичајене лозинке се одбијају, а лозинке се чувају само као Argon2id хешеви. Сесије се чувају у безбедним колачићима прегледача и завршавају се после 30 дана некоришћења, а најкасније после 90 дана. Администратори виде сваку пријаву у компанији.
- Погрешна адреса е-поште и погрешна лозинка добијају исти одговор, па нико не може да провери које адресе постоје
- Пријава у два корака помоћу апликације за аутентификацију (данас за кориснике портала, а за особље уз апликацију Manager), са кодовима за опоравак
- Ограничења броја захтева по адреси и по особи, као заштита од погађања лозинки
- Преглед пријава са особом, IP адресом, прегледачем, временима и статусом
- Корисници портала виде сопствене уређаје и могу да одјаве било који од њих
02И још
Додатне мере заштите
Додатне мере, укључујући једну коју за вас спроводи наш тим и једну која тек стиже.
Провера сваке отпремљене датотеке на вирусе
Датотеке се проверавају програмом ClamAV пре него што ико може да их преузме. Заражене датотеке стављају се у карантин, а ако скенер не ради, датотеке чекају уместо да буду пуштене непроверене.
HTTPS за сваку апликацију
Свака адреса апликације, од fm.officehero.io до connect.officehero.io, користи HTTPS са Let's Encrypt сертификатима. Обичан HTTP се преусмерава, а прегледачима се налаже да прихватају искључиво HTTPS.
Кључеви у систему HashiCorp Vault
Кључеви за шифровање и системски приступни подаци чувају се у систему Vault, који ради уз TLS и после сваког поновног покретања мора ручно да се откључа.
Ноћне резервне копије, проверене
Потпуна резервна копија базе података сваке ноћи и непрекидна архива измена, које се чувају 30 дана у складишту Cloudflare R2. Потпуно враћање података из ових резервних копија је испробано.
Приступ престаје са радним односом
Када се у апликацији HR Hero евидентира престанак радног односа, приступ те особе порталу се уклања, а њене отворене позивнице се аутоматски повлаче. Администратори такође могу да деактивирају, поново активирају или уклоне било кога у одељку „Корисници и приступ“.
Брисање налога на захтев
Свако може да затражи брисање свог налога, у апликацијама или на адреси connect.officehero.io/delete-account. О захтеву одлучују компаније којима та особа припада, а одговор стиже у року од 30 дана.
Мање спољних сервиса
Путне руте израчунавају се на нашем сопственом систему за рутирање, а VIN бројеви се декодирају на нашим серверима, па се ни једно ни друго не шаље спољном сервису. Плочице Google мапа и саобраћаја стижу до вашег прегледача преко наших сервера, док се основна мапа OpenStreetMap учитава са сопствених сервера OpenStreetMap-а.
Извоз података и захтеви по GDPR-у
Наш тим припрема потпуни извоз података ваше компаније и обрађује захтеве за увид у податке неке особе или за њихово брисање, када то затражите.
За то још не постоји екран за самостално коришћење: наш тим то обавља уместо вас из конзоле за особље.
Јединствена пријава (SSO)
Пријава преко система за управљање идентитетима ваше компаније стиже ускоро.
Ускоро
03У бројкама
Безбедност у бројкама
- 18 готових улога, уз улоге које сами направите
- 7 година ревизијског трага, уз проверу нових уноса сваке ноћи
- 12 знакова је најмања дужина сваке лозинке
- 30 дана ноћних резервних копија базе података
Где се налазе ваши подаци
Апликације Office Hero и њихове базе података раде на серверима којима управљамо у Скопљу, у Северној Македонији, која је изван Европске уније. Отпремљене датотеке и резервне копије базе података чувају се у складишту Cloudflare R2. Не тврдимо да имамо било какве безбедносне сертификате, а одговарамо на питања која поставља ваша сопствена безбедносна процена.
05Питања
Питања о безбедности која купци постављају
Нисте пронашли одговор? Пишите на [email protected]. Одговориће вам члан нашег тима у Скопљу, од понедељка до петка, 09:00–17:00 по средњоевропском времену.
Где се чувају наши подаци?
На серверима којима управљамо у Скопљу, у Северној Македонији, која је изван Европске уније. Отпремљене датотеке и резервне копије базе података чувају се у објектном складишту Cloudflare R2.
Могу ли друге компаније да виде наше податке?
Не. Записи сваке компаније налазе се у њеној сопственој шеми базе података, а запис друге компаније враћа одговор „није пронађено“, као да не постоји.
Који подаци су шифровани?
Ваш прегледач се са апликацијама повезује преко HTTPS-а. У бази података осетљива поља су додатно шифрована кључем јединственим за вашу компанију: лични контакт подаци запослених, датум рођења, лични идентификациони број, адреса, контакт за хитне случајеве и подаци о банковним рачунима, поруке у ћаскању (подразумевано) и пријаве узбуњивача. Имена запослених остају читљива, како би листе и претрага радиле.
Да ли нудите пријаву у два корака?
Да: пријава у два корака помоћу апликације за аутентификацију (данас за кориснике портала, а за особље уз апликацију Manager), са једнократним кодовима за опоравак. Администратори виде ко ју је укључио и могу да је ресетују за појединачну особу. Правило на нивоу компаније које би је учинило обавезном за све још не постоји. Office Hero Manager ускоро стиже у продавнице апликација.
Шта се дешава када неко напусти компанију?
Администратор ту особу деактивира или уклања у одељку „Корисници и приступ“, који постоји у апликацијама Fleet Hero, HR Hero и Finance Hero. Када се у апликацији HR Hero евидентира престанак радног односа, њен приступ порталу Office Hero Connect аутоматски се уклања.
Можемо ли да извеземо своје податке?
Да. Извештаји о возном парку извозе се у PDF, Excel или CSV, а листе у апликацијама HR Hero и Finance Hero извозе изабране редове у CSV. За потпуни извоз података ваше компаније обратите се нашем тиму и припремићемо га за вас.
Можемо ли да поставимо строжу политику лозинки?
Да, на захтев. Наш тим може за вашу компанију да подеси већу минималну дужину и правила о знаковима, а строжа правила важе и за привремене лозинке.
Да ли имате безбедносне сертификате?
Немамо и не тврдимо да их имамо. Ова страница описује мере које софтвер садржи данас. За све остало што је потребно вашој процени пишите на [email protected].
Погледајте контроле у демо компанији
Показаћемо вам улоге, правила за записе, дневник ревизије и режим приватности и током разговора одговорити на ваша питања о безбедности.