Office Hero Connect
Ein Kunden- und Lieferantenportal für Salden und Rechnungen
Geben Sie jedem Kundenkontakt und jedem Lieferanten einen eigenen Zugang zu Office Hero Connect. Kunden sehen, was sie schulden und welche ihrer letzten Rechnungen bald fällig werden; Lieferanten sehen, was Ihr Unternehmen ihnen noch schuldet. Beide Ansichten lesen live aus Finance Hero, und Kunden wie Lieferanten können Ihrem Personal schreiben.
In Finance Hero enthalten. Einige Ansichten werden auf Anfrage pro Kontakt freigeschaltet.
01Im Portal
Was Kunden und Lieferanten sehen
Jeder Bildschirm ist auf den einen Kunden oder Lieferanten beschränkt, zu dem der Zugang gehört.
Kunden
Der Saldo, sobald sich ein Kunde anmeldet
Der Startbildschirm summiert alles, was noch offen ist: offene, fällige, überfällige und teilweise bezahlte Rechnungen. Er listet die fünf neuesten Rechnungen, zeigt die bald fälligen davon gesondert, und jede lässt sich mit ihren Details öffnen. Die Beträge werden live aus Ihren Rechnungen und den ihnen in Finance Hero zugeordneten Zahlungen berechnet.
- Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum, Gesamtbetrag und offener Betrag
- Status: offen, fällig, überfällig, teilweise bezahlt, bezahlt und storniert
- Das Datum, an dem jede Rechnung bezahlt wurde
Lieferanten
Lieferanten sehen, was Sie ihnen noch schulden
Zugänge für Lieferanten und Auftragnehmer erhalten einen eigenen Startbildschirm. Er zeigt, was Ihr Unternehmen ihnen noch schuldet, auf Basis der Eingangsrechnungen, die Sie von ihnen erfasst haben, und welche ihrer neuesten Rechnungen bald fällig werden.
- Berechnet aus gebuchten, teilweise bezahlten und bezahlten Eingangsrechnungen
- Aktuelle Rechnungen, die bald fällig werden, mit dem noch offenen Betrag
- Nachrichten an Ihr Personal zu einer Zahlung
Auf Anfrage
Die vollständige Rechnungsliste und monatliche Kontoauszüge
Für Kontakte, die mehr als den Startbildschirm brauchen, lassen sich die vollständige Rechnungsliste und monatliche Kontoauszüge freischalten. Das Team von Office Hero richtet dies pro Kontakt ein, wenn die Einladung erstellt wird.
- Filter nach offen, überfällig oder bezahlt und Suche nach Rechnungsnummer
- Zähler für Gesamt, offen, bezahlt und überfällig
- Eine Auszugszeile pro Monat mit Anfangs- und Schlusssaldo, für bis zu 24 Monate
- Der Kontoauszug jedes Monats als PDF
- Für Lieferanten Kontoauszüge auf Basis Ihrer Eingangsrechnungen
Nachrichten
Fragen gehen direkt an Ihr Personal
Kunden und Lieferanten schreiben Ihrem Personal über die Seite „Nachrichten“, und Ihr Team antwortet aus Fleet Hero, HR Hero oder Finance Hero. Ihre Kontakte zeigen nur Ihr Personal, nie Ihre anderen Kunden oder Lieferanten.
- Einzelunterhaltungen mit den Personen, mit denen sie zu tun haben
- Melden und Blockieren, Meldungen werden von Ihren Moderatoren geprüft
- Offene Unterhaltungen werden etwa alle 15 Sekunden aktualisiert
Zugang
Jeder Zugang gehört zu genau einem Kunden oder Lieferanten
Ein Admin lädt einen Kontakt unter „Benutzer & Zugriff“ ein, indem er den Kunden- oder Lieferantendatensatz in Finance Hero wählt. Jeder Bildschirm ist auf diesen Datensatz beschränkt, und eine Anfrage nach den Daten eines anderen Kunden ergibt „nicht gefunden“.
- Einladungslinks, 7 Tage gültig, mit erneutem Senden und Zurückziehen
- Ein Konto für einen Kontakt, der mit mehreren Unternehmen bei Office Hero zusammenarbeitet
- Zugriff in einem Schritt widerrufen
02
Ebenfalls enthalten
Live-Salden
Salden werden bei jedem Öffnen der Seite aus Ihren Rechnungen abzüglich der ihnen zugeordneten Zahlungen berechnet.
Anmeldung mit Authenticator-App
Kontakte können einen zweiten Anmeldeschritt mit einer Authenticator-App und druckbaren Wiederherstellungscodes hinzufügen.
Nur die eigenen Daten
Kunden und Lieferanten sehen nur ihre eigenen Rechnungen und Salden und in ihren Kontakten nur Ihr Personal.
Ein Zugang, mehrere Unternehmen
Buchhalter und Einkäufer, die mit mehreren Unternehmen bei Office Hero zu tun haben, behalten ein einziges Konto.
15 Sprachen
Jeder Kontakt wählt seine Sprache; die Übersetzungen sind maschinell erstellt, die Prüfung durch Muttersprachler läuft.
Kontolöschung
Kontakte können die Löschung ihres Kontos beantragen und erhalten innerhalb von 30 Tagen eine Antwort.
Hilfeartikel
Die Hilfeartikel von Office Hero sind im Portal lesbar, sofern verfügbar in der Sprache des Kontakts.
Die Artikel schreibt das Team von Office Hero; Ihr Unternehmen kann keine eigenen hinzufügen.
App Office Hero Connect
Demnächst im App Store und bei Google Play, mit einem Tab „Rechnungen“ für Kontakte mit Zugriff auf Rechnungen.
Demnächst
Was das Kunden- und Lieferantenportal nicht kann
Die vollständige Rechnungsliste und die monatlichen Kontoauszüge schaltet das Team von Office Hero pro Kontakt frei; Ihr Unternehmen kann diese Einstellung nicht selbst ändern. Kunden können Rechnungen nicht über das Portal bezahlen, und Rechnungs-PDFs gibt es dort nicht, Kontoauszüge als PDF dagegen schon. Lieferanten können keine Rechnungen einreichen, und das Portal bietet weder Bestellungen noch Angebote oder eine Sendungsverfolgung.
04Schritt für Schritt
So richten Sie es ein
-
Schritt 1 Kunden und Lieferanten in Finance Hero führen
Rechnungen, Eingangsrechnungen und Zahlungen werden dort wie gewohnt erfasst.
-
Schritt 2 Den Kontakt einladen
Wählen Sie unter „Benutzer & Zugriff“ den Kunden- oder Lieferantendatensatz, und der Kontakt erhält eine E-Mail mit einem Link, der 7 Tage gültig ist.
-
Schritt 3 Der Kontakt meldet sich an
Er wählt ein Passwort und sieht seinen Saldo unter connect.officehero.io.
05Fragen
Fragen zum Kunden- und Lieferantenportal
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Was sieht ein Kunde?
Seinen offenen Betrag und seine fünf neuesten Rechnungen, wobei bald fällige gesondert angezeigt werden, jede mit allen Details, dazu Nachrichten mit Ihrem Personal. Die vollständige Rechnungsliste und monatliche Kontoauszüge kommen auf Anfrage pro Kontakt hinzu.
Was sieht ein Lieferant?
Was Ihr Unternehmen ihm noch schuldet, auf Basis der erfassten Eingangsrechnungen, welche seiner aktuellen Rechnungen bald fällig werden, und Nachrichten mit Ihrem Personal. Ein Lieferant sieht nur seine eigenen Rechnungen.
Können Kunden Rechnungen im Portal bezahlen?
Nein. Kunden zahlen wie bisher, und Ihr Team erfasst die Zahlung unter Forderungen in Finance Hero. Der Saldo im Portal berücksichtigt sie dann.
Können Kunden Rechnungs-PDFs aus dem Portal abrufen?
Nein, das Portal zeigt Rechnungen auf dem Bildschirm. Ihr Team erstellt Rechnungs-PDFs in Finance Hero, in 15 Sprachen, und gibt sie weiter wie bisher. Monatliche Kontoauszüge öffnen sich als PDF, sobald Kontoauszüge für den Kontakt freigeschaltet sind.
Können wir festlegen, was jeder Kontakt sieht?
Startbildschirm, Rechnungsdetails und Nachrichten sind für jeden Kontakt gleich. Die vollständige Rechnungsliste und monatliche Kontoauszüge schaltet das Team von Office Hero pro Kontakt frei, wenn die Einladung erstellt wird; sagen Sie uns also, welche Kontakte sie brauchen.
Können Lieferanten uns ihre Rechnungen über das Portal senden?
Nein. Lieferanten sehen die Eingangsrechnungen, die Sie in Finance Hero erfasst haben; sie können keine Rechnungen, Bestellungen oder Arbeitsaufträge hochladen.
Kostet das Kunden- und Lieferantenportal extra?
Nein. Die Ansichten für Kunden und Lieferanten in Office Hero Connect sind in Finance Hero enthalten. Mehr unter Preise.
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