Spesen
Spesenabrechnung mit Limits, Freigaben und Kilometergeld
Jede Position einer Abrechnung kann einen eigenen Beleg tragen, Abrechnungen werden beim Speichern gegen Ihre Ausgabenlimits geprüft, und Genehmigung oder Auszahlung erfordern eine zweite Person. Einzeln genehmigte Abrechnungen werden sofort ins Hauptbuch gebucht, sodass Ausgaben nicht bis zum Monatsende warten.
Spesenabrechnungen sind in jedem Paket von Finance Hero enthalten.
01So funktioniert es
Vom Beleg bis zur Erstattung
Abrechnungen
Belege Position für Position angehängt
Jede Abrechnung listet ihre Posten mit Kategorie und Betrag auf, und jede Position kann einen eigenen Beleg aufnehmen, der beim Hochladen auf Viren geprüft wird. Abrechnungen werden automatisch nummeriert und gehören zu einem aktiven Mitarbeiter aus HR Hero, der ein Benutzerkonto bei Office Hero hat.
- Summen für offene, genehmigte und erstattete Abrechnungen über der Liste
- Abrechnungen mit einem Klick nach Status filtern
Genehmigung
Genehmigung und Auszahlung durch eine zweite Person
Eine einzelne Abrechnung wird von einer anderen Person genehmigt oder abgelehnt als der, die sie erfasst hat, und niemand kann eine selbst erfasste Abrechnung auszahlen – unabhängig von der Rolle. Die Genehmigung bucht den Aufwand gegen die Verbindlichkeit des Unternehmens gegenüber dem Mitarbeiter, und die Erstattung erfasst Zahlungsart und Referenz und gleicht diesen Betrag gegen die Zahlungsmittel aus.
Ausgabenlimits
Limits pro Kategorie, geprüft beim Speichern einer Abrechnung
Legen Sie für jede Spesenkategorie einen Höchstbetrag pro Abrechnung, einen Höchstbetrag pro Monat und eine Belegschwelle fest, in der Währung Ihrer Wahl. Eine Abrechnung lässt sich nicht speichern, solange eine Position über dem Höchstbetrag pro Abrechnung liegt, den Monat über den Monatshöchstbetrag hebt oder ohne Beleg über der Schwelle liegt. Positionen in einer anderen Währung werden nicht geprüft.
Kilometergeld
Kilometergeld zum Satz, der am Fahrtag gilt
Erfassen Sie jede Etappe mit Abfahrtsort, Ziel, Kilometern und Fahrzeugkategorie und kreuzen Sie „Hin- und Rückfahrt“ an, um die Strecke zu verdoppeln. Finance Hero wendet den am Fahrtdatum gültigen Kilometersatz an und fügt die Summe einem Abrechnungsentwurf hinzu.
- Sätze pro Fahrzeugkategorie, jeweils mit einem Gültig-ab-Datum
- Eine Etappe ohne Satz wird markiert, und die Abrechnung wird erst gespeichert, wenn jede Etappe einen Satz hat
Reisekostenabrechnungen
Eine Entscheidung für eine ganze Reise
Fassen Sie die Abrechnungsentwürfe einer Reise in einer Reisekostenabrechnung mit Zweck, Kostenstelle und Zeitraum zusammen. Die Genehmigung oder Ablehnung gilt für jede enthaltene Abrechnung und erfordert eine andere Person als die, die die Reisekostenabrechnung angelegt hat. So genehmigte Abrechnungen werden bei der Erstattung ins Hauptbuch gebucht.
- Beim Löschen eines Entwurfs werden seine Abrechnungen getrennt und bleiben erhalten
02Ebenfalls enthalten
Mehr für Spesenabrechnungen
Vertretungen
Lassen Sie eine Assistenz Abrechnungen für einen Mitarbeiter erfassen. Der Mitarbeiter genehmigt die Vertretung, die eine Obergrenze pro Abrechnung, einen Gültigkeitszeitraum und erlaubte Kategorien haben kann und sich jederzeit widerrufen lässt.
Tagegeldsätze
Legen Sie pro Region Tagessätze für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten fest, mit einem Prozentsatz für Teiltage, und sehen Sie das Tagegeld einer Reise Tag für Tag in der Vorschau.
Die Vorschau erstellt keine Abrechnung: Fügen Sie das Tagegeld selbst einer Abrechnung hinzu.
Eigene Kategorien
Ergänzen Sie unternehmenseigene Spesenkategorien neben den vordefinierten, die gesperrt bleiben.
In Ihren Berichten
Einzeln genehmigte Abrechnungen werden sofort ins Hauptbuch gebucht, sodass die Gewinn- und Verlustrechnung und die anderen Standardberichte sie direkt enthalten.
Im Abgleich mit dem Budget
Einzeln genehmigte Abrechnungen werden sofort auf ihre Aufwandskonten gebucht, sodass der Soll-Ist-Vergleich diese Ausgaben zeigt, ohne auf das Monatsende zu warten.
Prüfpfad
Entscheidungen über einzelne Abrechnungen und jede Erstattung werden mit Person und Zeitpunkt protokolliert. Eine Reisekostenabrechnung speichert, wer sie wann genehmigt oder abgelehnt hat.
Export als CSV
Wählen Sie Abrechnungen in der Liste aus und exportieren Sie sie als CSV für Ihre eigene Auswertung.
Abrechnungen auf dem Smartphone
Office Hero Manager bringt Spesenabrechnungen auf iOS und Android. Die App befindet sich in der Testphase und kommt demnächst in den App Store und zu Google Play.
Demnächst
03Schritt für Schritt
Der Weg einer Abrechnung
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Schritt 1 Erfassen
Der Mitarbeiter, eine genehmigte Vertretung oder die Finanzabteilung erfasst die Abrechnung mit ihren Belegen. Die Ausgabenlimits werden beim Speichern geprüft.
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Schritt 2 Einreichen
Die Abrechnung wird zur Genehmigung eingereicht.
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Schritt 3 Genehmigen
Eine andere Person als die, die sie erfasst hat, genehmigt oder lehnt sie ab.
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Schritt 4 Erstatten
Erfassen Sie Zahlungsart und Referenz – die Bücher werden aktualisiert.
04Häufige Fragen
Fragen zu Spesenabrechnungen
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Wer kann Spesenabrechnungen genehmigen?
Personen, deren Rolle die Genehmigung erlaubt. Finance Hero lehnt die Genehmigung, Ablehnung oder Erstattung einer einzelnen Abrechnung durch die Person ab, die sie erfasst hat – unabhängig von ihrer Rolle. Ebenso lehnt es eine Entscheidung über eine Reisekostenabrechnung durch die Person ab, die sie angelegt hat.
Kann jemand Abrechnungen für einen Kollegen erfassen?
Ja. Ein Mitarbeiter kann eine Vertretung benennen, etwa eine Assistenz, und die Berechtigung genehmigen, die eine Obergrenze pro Abrechnung, einen Gültigkeitszeitraum und erlaubte Kategorien haben kann. Auch die Finanzabteilung kann Abrechnungen für andere erfassen, wenn ihre Rolle das erlaubt.
Was passiert, wenn eine Abrechnung ein Ausgabenlimit überschreitet?
Die Abrechnung lässt sich erst speichern, wenn sie korrigiert ist. Das verhindern eine Position über dem Höchstbetrag pro Abrechnung ihrer Kategorie, eine Position, die den Monat über den Monatshöchstbetrag hebt, oder eine Position über der Belegschwelle ohne Beleg. Geprüft werden nur Positionen in der Währung der Richtlinie.
Wie wird das Kilometergeld berechnet?
Die Kilometer jeder Etappe, bei Hin- und Rückfahrt verdoppelt, werden mit dem Kilometersatz der Fahrzeugkategorie multipliziert, der am Fahrtdatum gültig war. Die Summe wird einem Abrechnungsentwurf hinzugefügt.
Berechnet Finance Hero Tagegeld?
Finance Hero zeigt es in einer Vorschau: Legen Sie pro Region Tagessätze für Unterkunft, Verpflegung und Nebenkosten fest und sehen Sie das Tagegeld einer Reise Tag für Tag, einschließlich Teiltagen. Die Vorschau erstellt keine Abrechnung; das Tagegeld fügen Sie selbst hinzu.
Wie gelangen Spesenabrechnungen in die Buchhaltung?
Die Genehmigung bucht den Aufwand gegen die Verbindlichkeit gegenüber dem Mitarbeiter, und die Erstattung gleicht diesen Betrag gegen die Zahlungsmittel aus. Beide Buchungen werden für Sie erstellt; bei Abrechnungen, die in einer Reisekostenabrechnung genehmigt wurden, werden beide bei der Erstattung gebucht.
Für wen kann eine Abrechnung erfasst werden?
Für jeden aktiven Mitarbeiter in HR Hero, der ein Benutzerkonto bei Office Hero hat. Die Auswahl zeigt für jede Person Name, Personalnummer, Stelle und Abteilung.
Sehen Sie sich die Spesenabrechnung in Finance Hero an
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