Budgets
Budgetplanung mit Freigabekette und Soll-Ist-Vergleich
Mit Finance Hero, der Buchhaltungs-App von Office Hero, planen Sie ein Budget pro Konto und Periode, senden es in der von Ihnen gewählten Reihenfolge an die Genehmiger und vergleichen es mit dem tatsächlich Gebuchten. Weicht eine Position vom Plan ab, halten Sie fest, warum und wie es weitergeht.
Budgets sind Teil des Pakets Professional von Finance Hero.
01So funktioniert es
Vom ersten Entwurf bis zur Abweichungsanalyse
Planung
Planung pro Konto und Periode
Legen Sie ein Budget für ein Jahr als monatliches, vierteljährliches oder jährliches Budget an, wählen Sie die Währung und bei Bedarf eine Kostenstelle. Tragen Sie dann in einem Raster den Planbetrag für jedes Konto und jede Buchungsperiode ein, auf Wunsch mit einer Notiz zu jeder Position.
- Die Positionen folgen den Buchungsperioden, die Sie in Finance Hero erzeugen
- Ein Budget durchläuft die Status Entwurf, Genehmigt und Abgeschlossen
Freigabe
Eine Freigabekette in der Reihenfolge Ihrer Wahl
Wählen Sie die Genehmiger in Entscheidungsreihenfolge und reichen Sie das Budget ein. Nur die Person, die an der Reihe ist, kann es mit einem Kommentar genehmigen oder ablehnen, und die gesamte Kette bleibt am Budget sichtbar. Eine Ablehnung stoppt die Kette; nach Ihren Änderungen reichen Sie erneut ein, und eine neue Kette beginnt.
- Die Liste der Genehmiger zeigt nur Personen, die über Budgets entscheiden dürfen
- Jede Entscheidung erscheint mit Datum und Kommentar am Budget, und der Prüfpfad hält fest, wer wann entschieden hat; eine neue Einreichung startet eine neue Kette
Soll-Ist-Vergleich
Soll-Ist-Vergleich aus dem gebuchten Hauptbuch
Jede Budgetposition wird mit den Buchungen verglichen, die in ihrer Periode auf ihr Konto gebucht wurden, mit Plan, Ist, Abweichung und Abweichung in Prozent. Wechseln Sie zwischen aktueller Periode und Vorperiode, um eine Übersicht der Summen zu sehen.
- Es zählen nur gebuchte Buchungssätze, Entwürfe verändern die Ist-Werte also nie
- Die Ist-Werte bleiben aktuell, weil Rechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen und Spesenabrechnungen laufend gebucht werden
Die Ist-Werte summieren jede Buchung auf das Konto der Position im gesamten Unternehmen: Sie werden nicht nach der Kostenstelle des Budgets gefiltert, und Beträge in anderen Währungen werden ohne Umrechnung addiert.
Abweichungskommentare
Abweichungen erklären und Korrekturen planen
Schreiben Sie für ein Konto und eine offene Periode eines Budgets eine Erläuterung, warum es vom Plan abweicht, oder einen Korrekturplan. Die Notizen bleiben beim Budget, sodass die nächste Überprüfung dort ansetzt, was beim letzten Mal vereinbart wurde.
- Zwei Arten von Notizen: Erläuterung und Korrekturplan
- Notizen nach offener Periode und nach Konto filtern
02Ebenfalls enthalten
Rund um jedes Budget
Kostenstellen und Profitcenter
Ordnen Sie einem Budget eine Kostenstelle zu; dieselben Kostenstellen nutzen Sie auf Kundenaufträgen, Bestellungen und Reisekostenabrechnungen.
Ihre Buchungsperioden
Budgets verwenden die monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Perioden, die Sie für jedes Kalenderjahr erzeugen.
Berichte für dieselben Perioden
Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow und Kostenstellenzuordnung für jeden Zeitraum, exportierbar als CSV oder PDF.
Getrennte Berechtigungen
Budgets ansehen, Kommentare schreiben und Budgets verwalten sind getrennte Berechtigungen, die Sie über Rollen vergeben.
Prüfpfad
Einreichungen, Entscheidungen und Änderungen an Kommentaren werden mit Person und Zeitpunkt erfasst.
Mehrere Budgets pro Jahr
Führen Sie getrennte Budgets für Abteilungen, Niederlassungen oder Projekte, jedes mit eigener Freigabekette.
Was der Soll-Ist-Vergleich vergleicht
Der Ist-Wert einer Position umfasst jede Buchung auf ihr Konto in ihrer Periode im gesamten Unternehmen, in den gebuchten Beträgen. Geben Sie bei Abteilungsbudgets jeder Abteilung eigene Aufwandskonten, und prüfen Sie Ausgaben in anderen Währungen separat.
04Schritt für Schritt
Vom Entwurf zum freigegebenen Budget
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Schritt 1 Budget anlegen
Wählen Sie Jahr, Art des Budgets, Währung und optional eine Kostenstelle.
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Schritt 2 Positionen planen
Tragen Sie für jedes Konto und jede Buchungsperiode einen Planbetrag ein.
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Schritt 3 Zur Freigabe senden
Wählen Sie die Genehmiger in Reihenfolge; jeder entscheidet nacheinander mit einem Kommentar.
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Schritt 4 Vergleichen und kommentieren
Prüfen Sie in jeder Periode den Soll-Ist-Vergleich und notieren Sie, warum eine Position vom Plan abweicht.
05Häufige Fragen
Fragen zu Budgets
Ihre Frage ist nicht dabei? Schreiben Sie an [email protected]. Es antwortet ein Mensch aus unserem Team in Skopje, montags bis freitags, 09:00–17:00 Uhr MEZ.
Wer kann ein Budget genehmigen?
Jede Person mit der Berechtigung, Budgets zu verwalten, etwa ein Unternehmensadministrator oder eine Rolle, der Sie diese Berechtigung geben. Die Genehmiger und ihre Reihenfolge wählen Sie beim Einreichen, und nur der aktuelle Genehmiger kann entscheiden.
Was passiert, wenn ein Genehmiger ein Budget ablehnt?
Die Kette stoppt, und das Budget zeigt mit dem Kommentar des Genehmigers an, dass die Freigabe abgelehnt wurde. Ändern Sie das Budget und reichen Sie es mit den Genehmigern Ihrer Wahl erneut ein; die neue Kette ersetzt die alte.
Woher kommen die Ist-Werte?
Aus den Buchungen auf das Konto der Budgetposition innerhalb ihrer Buchungsperiode. Rechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen, Spesenabrechnungen und Abschreibungen werden automatisch gebucht, sodass die Ist-Werte ohne Import aktuell sind. Beträge in anderen Währungen werden wie gebucht addiert, ohne Umrechnung.
Können wir nach Abteilung oder Projekt budgetieren?
Sie können ein Budget pro Abteilung, Niederlassung oder Projekt führen und ihm eine Kostenstelle zuordnen. Der Soll-Ist-Vergleich vergleicht jede Position mit jeder Buchung auf ihr Konto im gesamten Unternehmen; geben Sie daher jeder Abteilung eigene Aufwandskonten, um ihre Ausgaben zu sehen.
Brauchen wir zuerst Buchungsperioden?
Ja. Budgetpositionen werden pro Buchungsperiode geplant; erzeugen Sie daher zuerst die Perioden des Jahres, in einem Schritt auf der Seite „Buchungsperioden“.
Welches Paket enthält Budgets?
Budgets, Freigabeketten, Soll-Ist-Vergleich und Abweichungskommentare gibt es mit Professional für 59 € pro Unternehmen und Monat mit 10 Benutzern. Alle Preise zzgl. MwSt.
Sehen Sie sich Budgets in Finance Hero an
Buchen Sie eine Demo, und wir planen mit Ihnen ein Budget, senden es zur Freigabe und vergleichen es mit den Ist-Werten.