Shpenzimet
Program për menaxhimin e shpenzimeve me limite, miratime dhe kilometrazh
Çdo rresht i kërkesës për rimbursim mund të ketë kuponin e vet, kërkesat kontrollohen sipas limiteve tuaja të shpenzimeve kur ruhen, dhe miratimi ose pagesa e një kërkese kërkon një person të dytë. Kërkesat e miratuara një nga një kontabilizohen menjëherë, kështu që shpenzimet nuk presin fundin e muajit.
Kërkesat për shpenzime përfshihen në çdo paketë të Finance Hero.
01Si funksionon
Nga kuponi te rimbursimi
Kërkesat
Kupona të bashkëngjitur rresht për rresht
Çdo kërkesë liston zërat e saj me kategorinë dhe shumën, dhe çdo rresht mund të ketë kuponin e vet, që skanohet për viruse gjatë ngarkimit. Kërkesat numërohen automatikisht dhe i përkasin një punonjësi aktiv nga HR Hero që ka llogari hyrjeje në Office Hero.
- Totalet e kërkesave të hapura, të miratuara dhe të rimbursuara mbi listë
- Filtroni kërkesat sipas statusit me një klikim
Miratimi
Miratim dhe pagesë nga një person i dytë
Një kërkesë e vetme miratohet ose refuzohet nga dikush tjetër, jo nga personi që e ka paraqitur, dhe askush nuk mund të paguajë një kërkesë që e ka paraqitur vetë, cilido qoftë roli i tij. Miratimi e kontabilizon shpenzimin kundrejt shumës që kompania i detyrohet punonjësit, ndërsa rimbursimi regjistron mënyrën dhe referencën e pagesës dhe e shlyen atë shumë kundrejt llogarisë së parasë.
Limitet e shpenzimeve
Limite sipas kategorisë, që kontrollohen kur ruhet kërkesa
Caktoni për çdo kategori shpenzimesh një maksimum për kërkesë, një maksimum në muaj dhe një prag mbi të cilin kërkohet kupon, në monedhën që zgjidhni. Një kërkesë nuk mund të ruhet nëse një rresht e kalon maksimumin për kërkesë, e çon totalin e muajit mbi maksimumin mujor ose është mbi pragun pa kupon. Rreshtat në një monedhë tjetër nuk kontrollohen.
Kilometrazhi
Rimbursim kilometrazhi me normën në fuqi në ditën e udhëtimit
Shënoni çdo segment të udhëtimit me pikën e nisjes, destinacionin, kilometrat dhe kategorinë e automjetit, dhe zgjidhni “Vajtje-ardhje” për ta dyfishuar distancën. Finance Hero zbaton normën për kilometër që vlen në datën e udhëtimit dhe e shton totalin te një kërkesë në skicë.
- Norma sipas kategorisë së automjetit, secila me datën nga e cila hyn në fuqi
- Një segment pa normë shënohet, dhe kërkesa ruhet vetëm kur çdo segment ka normë
Raportet e udhëtimit
Një vendim për gjithë udhëtimin
Bashkoni kërkesat në skicë të një udhëtimi në një raport shpenzimesh me qëllimin, qendrën e kostos dhe periudhën. Miratimi ose refuzimi i raportit e zbaton vendimin për çdo kërkesë që përmban dhe duhet të bëhet nga dikush tjetër, jo nga personi që e krijoi raportin. Kërkesat e miratuara në këtë mënyrë kontabilizohen kur rimbursohen.
- Fshirja e një raporti në skicë i shkëput kërkesat e tij dhe i ruan ato
02Të përfshira gjithashtu
Më shumë rreth kërkesave për shpenzime
Të deleguarit
Lejoni një asistent të paraqesë kërkesa për një punonjës. Punonjësi e miraton autorizimin, i cili mund të ketë një kufi për kërkesë, data aktive dhe kategori të lejuara, dhe mund të revokohet në çdo kohë.
Normat e dietës ditore
Caktoni norma ditore për akomodimin, ushqimin dhe shpenzimet e rastit sipas rajonit, me një përqindje për ditët e pjesshme, dhe shihni paraprakisht dietën e një udhëtimi ditë për ditë.
Pamja paraprake nuk krijon kërkesë: dietën shtojeni vetë në një kërkesë.
Kategoritë tuaja
Shtoni kategoritë e shpenzimeve të vetë kompanisë pranë atyre të integruara, të cilat mbeten të kyçura.
Në raportet tuaja
Kërkesat e miratuara një nga një kontabilizohen në çast, kështu që pasqyra e të ardhurave dhe shpenzimeve dhe raportet e tjera standarde i përfshijnë menjëherë.
Përballë buxhetit
Kërkesat e miratuara një nga një kontabilizohen në çast në llogaritë e tyre të shpenzimeve, kështu që buxheti kundrejt realizimit i tregon këto shpenzime pa pritur fundin e muajit.
Gjurma e auditimit
Vendimet për një kërkesë të vetme, si dhe çdo rimbursim, regjistrohen bashkë me autorin dhe kohën. Një raport udhëtimi ruan kush e miratoi ose e refuzoi dhe kur.
Eksport në CSV
Zgjidhni kërkesat në listë dhe eksportojini në CSV për analizat tuaja.
Kërkesat në telefonin tuaj
Office Hero Manager i sjell kërkesat për shpenzime në iOS dhe Android. Është në testim dhe vjen së shpejti në App Store dhe Google Play.
Së shpejti
03Hap pas hapi
Si ecën një kërkesë
-
Hapi 1 Plotësimi
Punonjësi, një i deleguar i miratuar ose ekipi i financës e plotëson kërkesën me kuponat e saj. Limitet e shpenzimeve kontrollohen kur kërkesa ruhet.
-
Hapi 2 Dërgimi
Kërkesa dërgohet për miratim.
-
Hapi 3 Miratimi
Dikush tjetër, jo ai që e paraqiti, e miraton ose e refuzon.
-
Hapi 4 Rimbursimi
Regjistroni mënyrën dhe referencën e pagesës, dhe librat përditësohen.
04Pyetje të shpeshta
Pyetje rreth kërkesave për shpenzime
Nuk e gjetët përgjigjen këtu? Na shkruani në [email protected]. Ju përgjigjet një person nga ekipi ynë në Shkup, nga e hëna në të premte, 09:00–17:00 (ora e Evropës Qendrore).
Kush mund t’i miratojë kërkesat për shpenzime?
Personat, roli i të cilëve lejon miratimin. Finance Hero nuk pranon miratimin, refuzimin ose rimbursimin e një kërkese të vetme nga personi që e ka paraqitur, cilido qoftë roli i tij. Gjithashtu nuk pranon vendimin për një raport udhëtimi nga personi që e ka krijuar raportin.
A mund të paraqesë dikush kërkesa për një koleg?
Po. Një punonjës mund të caktojë një të deleguar, për shembull një asistent, dhe ta miratojë autorizimin, i cili mund të ketë një kufi për kërkesë, data aktive dhe kategori të lejuara. Edhe ekipi i financës mund të paraqesë kërkesa për të tjerët, nëse roli i tyre e lejon.
Çfarë ndodh kur një kërkesë tejkalon një limit shpenzimesh?
Kërkesa nuk mund të ruhet derisa të korrigjohet. E ndalojnë një rresht mbi maksimumin për kërkesë të kategorisë së tij, një rresht që e çon totalin e muajit mbi maksimumin mujor ose një rresht mbi pragun e kuponit pa kupon. Kontrollohen vetëm rreshtat në monedhën e politikës.
Si llogaritet rimbursimi i kilometrazhit?
Kilometrat e çdo segmenti, të dyfishuar për vajtje-ardhje, shumëzohen me normën për kilometër të kategorisë së automjetit që vlente në datën e udhëtimit. Totali shtohet te një kërkesë në skicë.
A i llogarit Finance Hero dietat ditore?
I tregon paraprakisht: caktoni norma ditore për akomodimin, ushqimin dhe shpenzimet e rastit sipas rajonit dhe shihni dietën e një udhëtimi ditë për ditë, përfshirë ditët e pjesshme. Pamja paraprake nuk e krijon kërkesën, prandaj dietën e shtoni vetë.
Si arrijnë kërkesat për shpenzime në libra?
Miratimi e kontabilizon shpenzimin kundrejt shumës që kompania i detyrohet punonjësit, dhe rimbursimi e shlyen atë shumë kundrejt llogarisë së parasë. Të dy regjistrimet kontabël krijohen për ju; për kërkesat e miratuara në një raport udhëtimi, të dy kontabilizohen në momentin e rimbursimit.
Për kë mund të paraqitet një kërkesë?
Për çdo punonjës aktiv në HR Hero që ka llogari hyrjeje në Office Hero. Lista e zgjedhjes tregon emrin, numrin e punonjësit, pozicionin dhe departamentin e secilit.
Shihni kërkesat për shpenzime në Finance Hero
Rezervoni një demo dhe do t’ju tregojmë hap pas hapi kërkesat, limitet e shpenzimeve, miratimet dhe kilometrazhin.